Inhaltsverzeichnis
 | Auditwesen | VA-QM-006 | Version 003 |
| Rolle | Signatur | |
|---|---|---|
| Geprüft | Geschäftsführung | Michael Pfißtner 2026/03/31 14:08 |
| Freigegeben | QM | Susann Teuscher 2026/03/31 14:08 |
Grundsätzliches
1. Zweck: Diese Verfahrensanweisung beschreibt das Auditwesen der Pluripac GmbH
2. Geltungsbereich: Diese Verfahrensanweisung gilt für alle Bereiche und Mitarbeiter der Pluripac GmbH, die Einfluss auf Qualität, Produktsicherheit, Legalität und Authentizität der Produkte haben.
3. Prozesseigner: Qualitätsmanagement
Abkürzungsverzeichnis
| Abkürzung | Definition |
|---|---|
| QMB | Qualitätsmanagementbeauftragter |
Prozessschaubild
Auditprogramm] B --> C[Audit vorbereiten] C --> D[Audit durchführen] D --> E{Abweichung?} E -->|Ja| F[Maßnahmen festlegen] F --> G[Wirksamkeit prüfen] G --> H[Dokumentation] E -->|Nein| H H --> I([Ende])
Prozessbeschreibung
Das Auditwesen umfasst:
- Interne Audits (System-, Prozess- und Produktaudits)
- Externe Zertifizierungsaudits (z. B. IFS Food, BIO)
- Kundenaudits
- Behördenaudits
- Lieferantenaudits
Ziel des Auditwesens ist die systematische Überprüfung der:
- Wirksamkeit des Qualitäts- und Lebensmittelsicherheitsmanagementsystems
- Umsetzung des HACCP-Konzeptes
- Einhaltung gesetzlicher Anforderungen
- Erfüllung der Anforderungen des IFS Food Standards
- Einhaltung der BIO-Vorgaben
- Umsetzung kundenspezifischer Anforderungen
- Sicherstellung der Konformität freigegebener Lieferanten
Durch das Auditwesen wird die Aufrechterhaltung, kontinuierliche Verbesserung und Anpassung des QM-Systems an interne und externe Anforderungen sichergestellt.
Sie gilt für interne sowie externe Audits.
1. Begriffe
Audit
Systematische, unabhängige und dokumentierte Überprüfung zur Feststellung, ob festgelegte Anforderungen erfüllt sind.
Internes Audit
Audit durch qualifizierte Mitarbeiter der Pluripac GmbH.
Externes Audit
Audit durch externe Stellen (z. B. Zertifizierungsstelle, BIO-Kontrollstelle, Kunde oder Behörde).
Lieferantenaudit
Audit bei einem Lieferanten zur Überprüfung der Einhaltung vereinbarter Qualitäts-, Sicherheits-, Legalitäts- und Spezifikationsanforderungen.
Auditor
Qualifizierte Person mit Kenntnissen in IFS, HACCP und Auditmethodik.
Interne Auditoren dürfen nicht den eigenen Verantwortungsbereich auditieren.
Abweichung
Nichterfüllung einer festgelegten Anforderung (gesetzlich, normativ oder intern).
Korrekturmaßnahme
Maßnahme zur Beseitigung der Ursache einer festgestellten Abweichung (inkl. Ursachenanalyse).
Management-Review
Bewertung der Ergebnisse des Auditwesens durch die Geschäftsführung.
2. Zuständigkeiten
Geschäftsführung
Gesamtverantwortung für das Auditwesen
Bewertung der Auditberichte
Entscheidung über Maßnahmen
Abteilung QM
Erstellung des jährlichen Auditplanes mittels FB-QM-009 Auditprogram
Koordination und Begleitung externer Audits
Ansprechpartner für Zertifizierungsstellen, BIO-Kontrollstellen und Kunden
Überwachung der Korrekturmaßnahmen
Archivierung der Auditunterlagen
HACCP-Team / Lebensmittelsicherheitsgruppe
Kommunizieren der Auditergebnisse an Geschäftsführung und Mitarbeiter
Interne Auditoren
Vorbereitung, Durchführung und Dokumentation interner Audits
Durchführung geplanter Lieferantenaudits
3. Ablauf
3.1 Planung
3.1.1 Interne Audits
Die Abteilung QM erstellt jährlich ein FB-QM-009 Auditprogram
Grundlagen:
- Gefahrenanalyse (HACCP)
- Ergebnisse vorheriger Audits
- Reklamationen und Vorfälle
- Prozessänderungen
- Anforderungen des IFS Food Standards
- gesetzliche Änderungen
Die Planung erfolgt risikobasiert.
Außerplanmäßige interne Audits können durch die Geschäftsführung veranlasst werden.
3.1.2 Externe Audits
Externe Audits umfassen insbesondere:
- IFS-Zertifizierungsaudits (angekündigt oder unangekündigt) - BIO-Kontrollaudits - Kundenaudits - Behördenaudits
Der QMB koordiniert die Terminabstimmung und informiert die betroffenen Bereiche rechtzeitig.
3.1.3 Lieferantenaudits
Grundlagen für die Entscheidung über ein Lieferantenaudit sind:
- Risikoeinstufung des Lieferanten (Rohstoff, Herkunft, Einfluss auf Produktsicherheit)
- Reklamationen oder Qualitätsprobleme
- fehlende oder unzureichende Zertifizierungen
- gesetzliche Anforderungen
- kundenspezifische Forderungen
Lieferantenaudits können erfolgen als:
- Vor-Ort-Audit beim Lieferanten
- Remote-Audit
- Dokumentenaudit (z. B. Zertifikatsprüfung)
Die Ergebnisse fließen in die Lieferantenbewertung und Freigabeentscheidung ein.
3.2 Vorbereitung
3.2.1 Interne Audits
Grundlagen:
- QM-Handbuch
- HACCP-Dokumentation
- Verfahrens- und Arbeitsanweisungen
- Spezifikationen
- IFS Food Standard
- gesetzliche Vorgaben
- Kundenspezifikationen
Der Auditor bereitet das Audit anhand dieser Unterlagen vor.
3.2.2 Externe Audits
Vor externen Audits erfolgt eine interne Vorbereitung:
- Aktualitätsprüfung der Dokumentation
- Kontrolle relevanter Aufzeichnungen
- Information der betroffenen Mitarbeiter
- ggf. internes Voraudit
3.2.3 Lieferantenaudits
Vor einem Lieferantenaudit werden geprüft:
- Lieferantenfragebogen
- Zertifikate (GFSI-anerkannte Zertifikate)
- Spezifikationen
- bisherige Reklamationen
- Ergebnisse der Lieferantenbewertung
3.3 Durchführung
3.3.1 Interne Audits
Interne Audits werden gemäß unserem FB-QM-009 Auditprogram durchgeführt.
Nachweise erfolgen durch:
- Dokumentenprüfung
- Sichtprüfung
- Befragung von Mitarbeitern
- Prüfung von Aufzeichnungen
- Produktaudits
Feststellungen werden im FB-QM-010 Auditbericht dokumentiert.
Nicht belegbare oder nicht nachvollziehbare Aussagen stellen eine Abweichung dar.
3.3.2 Externe Audits
Externe Audits werden durch die jeweilige externe Stelle durchgeführt.
Der QMB begleitet das Audit und koordiniert:
- Bereitstellung der Unterlagen
- Betriebsrundgänge
- Interviews
- Klärung offener Punkte
Die Ergebnisse externer Audits werden bewertet und intern nachverfolgt.
3.3.3 Lieferantenaudit
Die Durchführung und Dokumentation erfolgt anhand Formblatt FB-QM-011 Lieferantenaudit Frageliste.
3.4 Bewertung
Die Gesamtbewertung erfolgt gemäß Formblatt FB-QM-010 Auditbericht.
Bei externen Audits gilt zusätzlich das jeweilige Bewertungssystem (z. B. IFS-Bewertungssystem).
Schwerwiegende Abweichungen (z. B. KO-Anforderungen, relevante BIO-Verstöße oder kritische Kundenabweichungen) werden unverzüglich der Geschäftsführung gemeldet.
3.5 Abweichungen und Maßnahmen
Für jede festgestellte Abweichung (intern oder extern) werden festgelegt:
- Beschreibung der Abweichung
- Ursachenanalyse
- Korrekturmaßnahme
- Verantwortlicher
- Umsetzungsfrist
Die Dokumentation erfolgt im Formblatt FB-QM-010 Auditbericht oder im externen Auditbericht.
Der QM-Beauftragte überwacht die fristgerechte Umsetzung.
3.6 Wirksamkeitskontrolle
Nach Umsetzung der Maßnahme wird die Wirksamkeit überprüft durch:
- Dokumentenprüfung
- Vor-Ort-Kontrolle
- ggf. Nachaudit
Erst nach bestätigter Wirksamkeit wird die Abweichung geschlossen.
3.7 Managementbewertung
Die Ergebnisse aller internen und externen Audits fließen in das Management-Review ein. Festgelegte Maßnahmen werden dokumentiert und nachverfolgt.
3.8 Aufzeichnungen
Folgende Unterlagen werden durch die QM-Abteilung archiviert:
- Auditplan
- Auditberichte
- externe Auditberichte (IFS, BIO, Kunde, Behörde)
- Abweichungs- und Maßnahmenverfolgung
- Nachweise der Wirksamkeitsprüfung
- Protokolle der Managementbewertung
Die Aufbewahrung erfolgt für 10 Jahre.
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