|{{:wiki:logo.png|}} | **Auditwesen** |VA-QM-006|Version 003| | ^ Rolle ^ Signatur ^ ^Geprüft | Geschäftsführung | //[[mip@pluripac.de|Michael Pfißtner]] 2026/03/31 14:08// | ^Freigegeben| QM | //[[st@pluripac.de|Susann Teuscher]] 2026/03/31 14:08// | ===== Grundsätzliches ===== **1. Zweck**: Diese Verfahrensanweisung beschreibt das Auditwesen der Pluripac GmbH\\ **2. Geltungsbereich**: Diese Verfahrensanweisung gilt für alle Bereiche und Mitarbeiter der Pluripac GmbH, die Einfluss auf Qualität, Produktsicherheit, Legalität und Authentizität der Produkte haben.\\ **3. Prozesseigner**: Qualitätsmanagement\\ ===== Abkürzungsverzeichnis ===== ^Abkürzung ^ Definition ^ | QMB | Qualitätsmanagementbeauftragter | ===== Prozessschaubild ===== flowchart LR A([Start]) --> B[Audit planen
Auditprogramm] B --> C[Audit vorbereiten] C --> D[Audit durchführen] D --> E{Abweichung?} E -->|Ja| F[Maßnahmen festlegen] F --> G[Wirksamkeit prüfen] G --> H[Dokumentation] E -->|Nein| H H --> I([Ende]) ===== Prozessbeschreibung ===== Das Auditwesen umfasst: * Interne Audits (System-, Prozess- und Produktaudits) * Externe Zertifizierungsaudits (z. B. IFS Food, BIO) * Kundenaudits * Behördenaudits * Lieferantenaudits Ziel des Auditwesens ist die systematische Überprüfung der: * Wirksamkeit des Qualitäts- und Lebensmittelsicherheitsmanagementsystems * Umsetzung des HACCP-Konzeptes * Einhaltung gesetzlicher Anforderungen * Erfüllung der Anforderungen des IFS Food Standards * Einhaltung der BIO-Vorgaben * Umsetzung kundenspezifischer Anforderungen * Sicherstellung der Konformität freigegebener Lieferanten Durch das Auditwesen wird die Aufrechterhaltung, kontinuierliche Verbesserung und Anpassung des QM-Systems an interne und externe Anforderungen sichergestellt. Sie gilt für interne sowie externe Audits. ==== 1. Begriffe ==== **Audit**\\ Systematische, unabhängige und dokumentierte Überprüfung zur Feststellung, ob festgelegte Anforderungen erfüllt sind. **Internes Audit**\\ Audit durch qualifizierte Mitarbeiter der Pluripac GmbH. **Externes Audit** \\ Audit durch externe Stellen (z. B. Zertifizierungsstelle, BIO-Kontrollstelle, Kunde oder Behörde). **Lieferantenaudit** \\ Audit bei einem Lieferanten zur Überprüfung der Einhaltung vereinbarter Qualitäts-, Sicherheits-, Legalitäts- und Spezifikationsanforderungen. **Auditor** \\ Qualifizierte Person mit Kenntnissen in IFS, HACCP und Auditmethodik. Interne Auditoren dürfen nicht den eigenen Verantwortungsbereich auditieren. **Abweichung** \\ Nichterfüllung einer festgelegten Anforderung (gesetzlich, normativ oder intern). **Korrekturmaßnahme** \\ Maßnahme zur Beseitigung der Ursache einer festgestellten Abweichung (inkl. Ursachenanalyse). **Management-Review** \\ Bewertung der Ergebnisse des Auditwesens durch die Geschäftsführung. ==== 2. Zuständigkeiten ==== **Geschäftsführung**\\ Gesamtverantwortung für das Auditwesen\\ Bewertung der Auditberichte\\ Entscheidung über Maßnahmen\\ **Abteilung QM**\\ Erstellung des jährlichen Auditplanes mittels [[dokumente:auditprogramm|FB-QM-009 Auditprogram]] \\ Koordination und Begleitung externer Audits\\ Ansprechpartner für Zertifizierungsstellen, BIO-Kontrollstellen und Kunden\\ Überwachung der Korrekturmaßnahmen\\ Archivierung der Auditunterlagen\\ **HACCP-Team / Lebensmittelsicherheitsgruppe**\\ Kommunizieren der Auditergebnisse an Geschäftsführung und Mitarbeiter\\ **Interne Auditoren**\\ Vorbereitung, Durchführung und Dokumentation interner Audits\\ Durchführung geplanter Lieferantenaudits\\ ==== 3. Ablauf ==== == 3.1 Planung == == 3.1.1 Interne Audits == Die Abteilung QM erstellt jährlich ein [[dokumente:auditprogramm|FB-QM-009 Auditprogram]] Grundlagen: * Gefahrenanalyse (HACCP) * Ergebnisse vorheriger Audits * Reklamationen und Vorfälle * Prozessänderungen * Anforderungen des IFS Food Standards * gesetzliche Änderungen Die Planung erfolgt risikobasiert. Außerplanmäßige interne Audits können durch die Geschäftsführung veranlasst werden. == 3.1.2 Externe Audits == Externe Audits umfassen insbesondere: - IFS-Zertifizierungsaudits (angekündigt oder unangekündigt) - BIO-Kontrollaudits - Kundenaudits - Behördenaudits Der QMB koordiniert die Terminabstimmung und informiert die betroffenen Bereiche rechtzeitig. == 3.1.3 Lieferantenaudits == Grundlagen für die Entscheidung über ein Lieferantenaudit sind: * Risikoeinstufung des Lieferanten (Rohstoff, Herkunft, Einfluss auf Produktsicherheit) * Reklamationen oder Qualitätsprobleme * fehlende oder unzureichende Zertifizierungen * gesetzliche Anforderungen * kundenspezifische Forderungen Lieferantenaudits können erfolgen als: * Vor-Ort-Audit beim Lieferanten * Remote-Audit * Dokumentenaudit (z. B. Zertifikatsprüfung) Die Ergebnisse fließen in die Lieferantenbewertung und Freigabeentscheidung ein. == 3.2 Vorbereitung == == 3.2.1 Interne Audits == Grundlagen: * QM-Handbuch * HACCP-Dokumentation * Verfahrens- und Arbeitsanweisungen * Spezifikationen * IFS Food Standard * gesetzliche Vorgaben * Kundenspezifikationen Der Auditor bereitet das Audit anhand dieser Unterlagen vor. == 3.2.2 Externe Audits == Vor externen Audits erfolgt eine interne Vorbereitung: * Aktualitätsprüfung der Dokumentation * Kontrolle relevanter Aufzeichnungen * Information der betroffenen Mitarbeiter * ggf. internes Voraudit == 3.2.3 Lieferantenaudits == Vor einem Lieferantenaudit werden geprüft: * Lieferantenfragebogen * Zertifikate (GFSI-anerkannte Zertifikate) * Spezifikationen * bisherige Reklamationen * Ergebnisse der Lieferantenbewertung == 3.3 Durchführung == == 3.3.1 Interne Audits == Interne Audits werden gemäß unserem [[dokumente:auditprogramm|FB-QM-009 Auditprogram]] durchgeführt. Nachweise erfolgen durch: * Dokumentenprüfung * Sichtprüfung * Befragung von Mitarbeitern * Prüfung von Aufzeichnungen * Produktaudits Feststellungen werden im {{ :dokumente:fb-qm-010_auditbericht.docx |FB-QM-010 Auditbericht}} dokumentiert. Nicht belegbare oder nicht nachvollziehbare Aussagen stellen eine Abweichung dar. == 3.3.2 Externe Audits == Externe Audits werden durch die jeweilige externe Stelle durchgeführt. Der QMB begleitet das Audit und koordiniert: * Bereitstellung der Unterlagen * Betriebsrundgänge * Interviews * Klärung offener Punkte Die Ergebnisse externer Audits werden bewertet und intern nachverfolgt. == 3.3.3 Lieferantenaudit == Die Durchführung und Dokumentation erfolgt anhand Formblatt {{ :dokumente:fb-qm-011_lieferantenaudit.xlsx |FB-QM-011 Lieferantenaudit Frageliste}}. == 3.4 Bewertung == Die Gesamtbewertung erfolgt gemäß Formblatt {{ :dokumente:fb-qm-010_auditbericht.docx |FB-QM-010 Auditbericht}}. Bei externen Audits gilt zusätzlich das jeweilige Bewertungssystem (z. B. IFS-Bewertungssystem). Schwerwiegende Abweichungen (z. B. KO-Anforderungen, relevante BIO-Verstöße oder kritische Kundenabweichungen) werden unverzüglich der Geschäftsführung gemeldet. == 3.5 Abweichungen und Maßnahmen == Für jede festgestellte Abweichung (intern oder extern) werden festgelegt: * Beschreibung der Abweichung * Ursachenanalyse * Korrekturmaßnahme * Verantwortlicher * Umsetzungsfrist Die Dokumentation erfolgt im Formblatt {{ :dokumente:fb-qm-010_auditbericht.docx |FB-QM-010 Auditbericht}} oder im externen Auditbericht. Der QM-Beauftragte überwacht die fristgerechte Umsetzung. == 3.6 Wirksamkeitskontrolle == Nach Umsetzung der Maßnahme wird die Wirksamkeit überprüft durch: * Dokumentenprüfung * Vor-Ort-Kontrolle * ggf. Nachaudit Erst nach bestätigter Wirksamkeit wird die Abweichung geschlossen. == 3.7 Managementbewertung == Die Ergebnisse aller internen und externen Audits fließen in das Management-Review ein. Festgelegte Maßnahmen werden dokumentiert und nachverfolgt. == 3.8 Aufzeichnungen == Folgende Unterlagen werden durch die QM-Abteilung archiviert: * Auditplan * Auditberichte * externe Auditberichte (IFS, BIO, Kunde, Behörde) * Abweichungs- und Maßnahmenverfolgung * Nachweise der Wirksamkeitsprüfung * Protokolle der Managementbewertung Die Aufbewahrung erfolgt für 10 Jahre. ---- zurück zur [[:start|Startseite]]