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--- qm:audit [2026/02/26 07:33] – angelegt susann.teuscher
+++ qm:audit [2026/03/31 14:09] (aktuell) – susann.teuscher
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 |           ^    Rolle                 ^     Signatur        ^
-^Geprüft    | Geschäftsführung | 8-) |
+^Geprüft    | Geschäftsführung | //[[mip@pluripac.de|Michael Pfißtner]] 2026/03/31 14:08// |
-^Freigegeben| QM | 8-) |
+^Freigegeben| QM | //[[st@pluripac.de|Susann Teuscher]] 2026/03/31 14:08// |
 ===== Grundsätzliches =====
-**1. Zweck**: Mit dieser Verfahrensanweisung wird der Ablauf des Auditwesens und die zu verwendenden Vorlagen beschrieben.\\
+**1. Zweck**: Diese Verfahrensanweisung beschreibt das Auditwesen der Pluripac GmbH\\
-**2. Geltungsbereich**: Diese Verfahrensanweisung gilt für alle Rollen der Pluripac GmbH.\\
+**2. Geltungsbereich**: Diese Verfahrensanweisung gilt für alle Bereiche und Mitarbeiter der Pluripac GmbH, die Einfluss auf Qualität, Produktsicherheit, Legalität und Authentizität der Produkte haben.\\
 **3. Prozesseigner**: Qualitätsmanagement\\
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 ^Abkürzung                     ^    Definition   ^
-| QMB                          | Qualitätsmanagementbeauftrager     |
+| QMB                          | Qualitätsmanagementbeauftragter     |
+===== Prozessschaubild =====
+<WRAP center>
+<mermaid>
+flowchart LR
+A([Start]) --> B[Audit planen<br/>Auditprogramm]
+B --> C[Audit vorbereiten]
+C --> D[Audit durchführen]
+D --> E{Abweichung?}
+E -->|Ja| F[Maßnahmen festlegen]
+F --> G[Wirksamkeit prüfen]
+G --> H[Dokumentation]
+E -->|Nein| H
+H --> I([Ende])
+</mermaid>
+</WRAP>
 ===== Prozessbeschreibung =====
-==== 1.   ====
+Das Auditwesen umfasst:
+  * Interne Audits (System-, Prozess- und Produktaudits)
+  * Externe Zertifizierungsaudits (z. B. IFS Food, BIO)
+  * Kundenaudits
+  * Behördenaudits
+  * Lieferantenaudits
+Ziel des Auditwesens ist die systematische Überprüfung der:
+  * Wirksamkeit des Qualitäts- und Lebensmittelsicherheitsmanagementsystems
+  * Umsetzung des HACCP-Konzeptes
+  * Einhaltung gesetzlicher Anforderungen
+  * Erfüllung der Anforderungen des IFS Food Standards
+  * Einhaltung der BIO-Vorgaben
+  * Umsetzung kundenspezifischer Anforderungen
+  * Sicherstellung der Konformität freigegebener Lieferanten
+Durch das Auditwesen wird die Aufrechterhaltung, kontinuierliche Verbesserung und Anpassung des QM-Systems an interne und externe Anforderungen sichergestellt.
+Sie gilt für interne sowie externe Audits.
+==== 1. Begriffe   ====
+**Audit**\\
+Systematische, unabhängige und dokumentierte Überprüfung zur Feststellung, ob festgelegte Anforderungen erfüllt sind.
+**Internes Audit**\\
+Audit durch qualifizierte Mitarbeiter der Pluripac GmbH.
+**Externes Audit**  \\
+Audit durch externe Stellen (z. B. Zertifizierungsstelle, BIO-Kontrollstelle, Kunde oder Behörde).
+**Lieferantenaudit**  \\
+Audit bei einem Lieferanten zur Überprüfung der Einhaltung vereinbarter Qualitäts-, Sicherheits-, Legalitäts- und Spezifikationsanforderungen.
+**Auditor**  \\
+Qualifizierte Person mit Kenntnissen in IFS, HACCP und Auditmethodik.
+Interne Auditoren dürfen nicht den eigenen Verantwortungsbereich auditieren.
+**Abweichung**  \\
+Nichterfüllung einer festgelegten Anforderung (gesetzlich, normativ oder intern).
+**Korrekturmaßnahme**  \\
+Maßnahme zur Beseitigung der Ursache einer festgestellten Abweichung (inkl. Ursachenanalyse).
+**Management-Review**  \\
+Bewertung der Ergebnisse des Auditwesens durch die Geschäftsführung.
+==== 2. Zuständigkeiten   ====
+**Geschäftsführung**\\
+Gesamtverantwortung für das Auditwesen\\
+Bewertung der Auditberichte\\
+Entscheidung über Maßnahmen\\
+**Abteilung QM**\\
+Erstellung des jährlichen Auditplanes mittels [[dokumente:auditprogramm|FB-QM-009 Auditprogram]] \\
+Koordination und Begleitung externer Audits\\
+Ansprechpartner für Zertifizierungsstellen, BIO-Kontrollstellen und Kunden\\
+Überwachung der Korrekturmaßnahmen\\
+Archivierung der Auditunterlagen\\
+**HACCP-Team / Lebensmittelsicherheitsgruppe**\\
+Kommunizieren der Auditergebnisse an Geschäftsführung und Mitarbeiter\\
+**Interne Auditoren**\\
+Vorbereitung, Durchführung und Dokumentation interner Audits\\
+Durchführung geplanter Lieferantenaudits\\
+==== 3. Ablauf   ====
+== 3.1 Planung ==
+== 3.1.1 Interne Audits ==
+Die Abteilung QM erstellt jährlich ein [[dokumente:auditprogramm|FB-QM-009 Auditprogram]]
+Grundlagen:
+  * Gefahrenanalyse (HACCP)
+  * Ergebnisse vorheriger Audits
+  * Reklamationen und Vorfälle
+  * Prozessänderungen
+  * Anforderungen des IFS Food Standards
+  * gesetzliche Änderungen
+Die Planung erfolgt risikobasiert.
+Außerplanmäßige interne Audits können durch die Geschäftsführung veranlasst werden.
+== 3.1.2 Externe Audits ==
+Externe Audits umfassen insbesondere:
+- IFS-Zertifizierungsaudits (angekündigt oder unangekündigt)
+- BIO-Kontrollaudits
+- Kundenaudits
+- Behördenaudits
+Der QMB koordiniert die Terminabstimmung und informiert die betroffenen Bereiche rechtzeitig.
+== 3.1.3 Lieferantenaudits ==
+Grundlagen für die Entscheidung über ein Lieferantenaudit sind:
+  * Risikoeinstufung des Lieferanten (Rohstoff, Herkunft, Einfluss auf Produktsicherheit)
+  * Reklamationen oder Qualitätsprobleme
+  * fehlende oder unzureichende Zertifizierungen
+  * gesetzliche Anforderungen
+  * kundenspezifische Forderungen
+Lieferantenaudits können erfolgen als:
+  * Vor-Ort-Audit beim Lieferanten
+  * Remote-Audit
+  * Dokumentenaudit (z. B. Zertifikatsprüfung)
+Die Ergebnisse fließen in die Lieferantenbewertung und Freigabeentscheidung ein.
+== 3.2 Vorbereitung ==
+== 3.2.1 Interne Audits ==
+Grundlagen:
+  * QM-Handbuch
+  * HACCP-Dokumentation
+  * Verfahrens- und Arbeitsanweisungen
+  * Spezifikationen
+  * IFS Food Standard
+  * gesetzliche Vorgaben
+  * Kundenspezifikationen
+Der Auditor bereitet das Audit anhand dieser Unterlagen vor.
+== 3.2.2 Externe Audits ==
+Vor externen Audits erfolgt eine interne Vorbereitung:
+  * Aktualitätsprüfung der Dokumentation
+  * Kontrolle relevanter Aufzeichnungen
+  * Information der betroffenen Mitarbeiter
+  * ggf. internes Voraudit
+== 3.2.3 Lieferantenaudits ==
+Vor einem Lieferantenaudit werden geprüft:
+  * Lieferantenfragebogen
+  * Zertifikate (GFSI-anerkannte Zertifikate)
+  * Spezifikationen
+  * bisherige Reklamationen
+  * Ergebnisse der Lieferantenbewertung
+== 3.3 Durchführung ==
+== 3.3.1 Interne Audits ==
+Interne Audits werden gemäß unserem [[dokumente:auditprogramm|FB-QM-009 Auditprogram]] durchgeführt.
+Nachweise erfolgen durch:
+  * Dokumentenprüfung
+  * Sichtprüfung
+  * Befragung von Mitarbeitern
+  * Prüfung von Aufzeichnungen
+  * Produktaudits
+Feststellungen werden im {{ :dokumente:fb-qm-010_auditbericht.docx |FB-QM-010 Auditbericht}} dokumentiert.
+Nicht belegbare oder nicht nachvollziehbare Aussagen stellen eine Abweichung dar.
+== 3.3.2 Externe Audits ==
+Externe Audits werden durch die jeweilige externe Stelle durchgeführt.
+Der QMB begleitet das Audit und koordiniert:
+  * Bereitstellung der Unterlagen
+  * Betriebsrundgänge
+  * Interviews
+  * Klärung offener Punkte
+Die Ergebnisse externer Audits werden bewertet und intern nachverfolgt.
+== 3.3.3 Lieferantenaudit ==
+Die Durchführung und Dokumentation erfolgt anhand Formblatt {{ :dokumente:fb-qm-011_lieferantenaudit.xlsx |FB-QM-011 Lieferantenaudit Frageliste}}.
+== 3.4 Bewertung ==
+Die Gesamtbewertung erfolgt gemäß Formblatt {{ :dokumente:fb-qm-010_auditbericht.docx |FB-QM-010 Auditbericht}}.
+Bei externen Audits gilt zusätzlich das jeweilige Bewertungssystem (z. B. IFS-Bewertungssystem).
+Schwerwiegende Abweichungen (z. B. KO-Anforderungen, relevante BIO-Verstöße oder kritische Kundenabweichungen) werden unverzüglich der Geschäftsführung gemeldet.
+== 3.5 Abweichungen und Maßnahmen ==
+Für jede festgestellte Abweichung (intern oder extern) werden festgelegt:
+  * Beschreibung der Abweichung
+  * Ursachenanalyse
+  * Korrekturmaßnahme
+  * Verantwortlicher
+  * Umsetzungsfrist
+Die Dokumentation erfolgt im Formblatt {{ :dokumente:fb-qm-010_auditbericht.docx |FB-QM-010 Auditbericht}} oder im externen Auditbericht.
+Der QM-Beauftragte überwacht die fristgerechte Umsetzung.
+== 3.6 Wirksamkeitskontrolle ==
+Nach Umsetzung der Maßnahme wird die Wirksamkeit überprüft durch:
+  * Dokumentenprüfung
+  * Vor-Ort-Kontrolle
+  * ggf. Nachaudit
+Erst nach bestätigter Wirksamkeit wird die Abweichung geschlossen.
+== 3.7 Managementbewertung ==
+Die Ergebnisse aller internen und externen Audits fließen in das Management-Review ein.
+Festgelegte Maßnahmen werden dokumentiert und nachverfolgt.
+== 3.8 Aufzeichnungen ==
+Folgende Unterlagen werden durch die QM-Abteilung archiviert:
+  * Auditplan
+  * Auditberichte
+  * externe Auditberichte (IFS, BIO, Kunde, Behörde)
+  * Abweichungs- und Maßnahmenverfolgung
+  * Nachweise der Wirksamkeitsprüfung
+  * Protokolle der Managementbewertung
+Die Aufbewahrung erfolgt für 10 Jahre.
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